Rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE 

1. Rekisterinpitäjä 

Roof Group Oy 

Y-tunnus: 2553470-3 

Osoite: Metsäläntie 20, 00320 Helsinki 

Puhelin: 020 7304 1109 

Sähköposti: info@roof.fi 

Verkkosivu: roof.fi 

2. Rekisteriasiat 

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja tietopyynnöissä: 

Tietosuojavastaava: Matti Lehtelä 

Sähköposti: matti.lehtela@roof.fi 

Osoite: sama kuin rekisterinpitäjän. 

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ 

Roof Group Oy:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”). 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE 

3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä 

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan  tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja  viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka  on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen  keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn  oikeudet. Asiakastietoja säilytetään yhdessä tietojärjestelmässä korkeatasoisen tietoturvan  varmistamiseksi. 

3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus  

a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde 

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän  

– sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa; 

– toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja  tai vuokralainen) kanssa; 

– sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai  väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin  mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen  perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin. 

Rekisterinpitäjä käsittelee vuokra-asuntohakemusten kautta annettuja henkilötietoja vuokra asuntojen hakemista, hakemusten käsittelyä ja vuokralaisten valintaa varten. Henkilötietoja  käsittelee rekisterinpitäjän lukuun toimiva palveluntarjoaja, lomake- ja kyselypalvelu SurveyPal,  joka välittää hakemuksen tiedot rekisterinpitäjälle.  

Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas. 

b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja  vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen  välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan  omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö”  mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm.  pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja  tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).  

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta 

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä  ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia  henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin  rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin  rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva  omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai  muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen  estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden  tarkoitusten kanssa. 

d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen 

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai  mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus  henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään  myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään  Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.  

3.3 Tietojen käyttötarkoitus 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin: – asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen 

– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen – laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

– mainonnan kohdentaminen 

– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi 

– asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta 

– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja  tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen, 

– rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä 

– muut vastaavat käyttötarkoitukset. 

3.4 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä 

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida  aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan  kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä  henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn. 

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin  kuuluvia tietoja: 

– Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli 

– omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus  luotettavaa tunnistamista varten  

– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot 

– asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut,  niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen  tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat  tiedot 

– lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot  

– mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot  

– palvelujen muut tapahtumatiedot  

– reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot 

– vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten 

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia  Asiakkaaseen liittyviä tietoja: 

– nimi, syntymäaika ja henkilötunnus 

– edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

– oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja  

rekisteriviranomainen 

– oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet,  syntymäajat ja kansalaisuudet 

– oikeushenkilön toimiala 

– tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus 

– henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu  tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot  todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä 

– tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta  asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä  muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot 

– Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13  §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun  

tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot 

– ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan  kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot 

MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Markkinointitarkoitusta varten rekisteritiedoissa käsitellään seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja: – Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero 

– Asiakasta kiinnostavat asuntotyypit, hinta- ja sijaintitiedot sekä muut asiakkaan itse  ilmoittamat vapaamuotoiset lisätiedot 

– lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot  

Asiakkaaseen kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut  tiedot 

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä. 

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen  säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai  sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen  tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen  tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä,  444/2017, 4 §). 

Muita henkilötietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaoloajan, minkä jälkeen tiedot  poistetaan. Lähtökohtaisesti asiakassuhdetta ei pidetä aktiivisena enää sen jälkeen, kun  viimeisestä yhteydenotosta on kulunut vuosi. 

Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan  suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä. 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET  

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja  muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen  laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan  Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä tai Asiakkaan ottaessa itse yhteyttä  rekisterinpitäjään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista,  väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä. Henkilötietoja  voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden  avulla. 

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan  viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä. 

TIETOJEN LUOVUTUS 

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja  velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden  täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille  viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa  mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle. Henkilötietoja voidaan tällä perusteella luovuttaa  myös esimerkiksi sellaisille tahoille, joiden neuvontapalveluita rekisterinpitäjä käyttää apuna  toimeksiantoja hoitaessaan (esim. lakiasiaintoimistot, toimialajärjestöt). Vastaavasti rekisterinpitäjä  voi joutua luovuttamaan henkilötietoja, mikäli rekisterinpitäjä on osallisena oikeudenkäynnissä tai  muussa oikeudellisessa menettelyssä. 

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen  ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on  todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä  taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen  yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä. 

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa. 

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto  (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n  hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan  luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa  osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja. 

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua  myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia  alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien  palveluntarjoajat, asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot sekä tahot, jotka välittävät  yhteydenottoja rekisterinpitäjälle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta.  Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä  rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön  liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat  palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja  vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. 

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on  rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien  järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön  vaatimukset. 

ASIAKKAAN OIKEUDET  

9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin.  Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa  muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse. 

Edellä sanotusta poiketen Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §).  Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn  lainmukaisuuden. 

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön  esittämisestä. 

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi  kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa  muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

9.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen 

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin  ne ovat virheellisiä. 

9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen 

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa,  etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän  liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus  saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi,  vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin. 

9.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska  tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle.  Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai  muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla. 

9.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä 

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän  asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla. 

9.6. Erimielisyydet 

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata  Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä. 

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO 

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä  automaattista päätöksentekoa. 

VALVONTAVIRANOMAINEN 

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii  tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset osoitteesta www.tietosuoja.fi. 

MUUTOKSET TÄHÄN DOKUMENTIIN 

Tätä dokumenttia päivitetään aina tilanteen tai lainsäädännön niin vaatiessa. Dokumentti on  päivitetty viimeksi 20.4.2026.